Communiceren via e-mail

We hebben het met z’n allen hartstikke druk. Kinderen, werk, partner, familie, buren, goede en minder goede vrienden: ze vergen allemaal onze aandacht. Bij de een wat intensiever dan bij de ander, maar doorgaans bestaat ons leven voor een groot deel uit het in standhouden van sociale en zakelijke relaties. Deden we dit vroeger door elkaar in levende lijve te ontmoetten of even een ‘belletje’ te geven, Tegenwoordig geven we de voorkeur aan het gebruik van minder tijdrovende manieren om contact met de wereld om ons heen te houden.

Zo af en toe doen we het nog op de ouderwetse manier en vereren we iemand met een persoonlijk bezoek. In veel andere gevallen hebben we ons onder druk van Vadertje Tijd één of meerdere social media eigen gemaakt. WhatsApp, Facebook, Twitter, Instagram, Telegram en nog een handjevol prachtige hulpmiddellen bespoedigen het afhandelen van onze sociale verplichtingen.

Ook zakelijk

In toenemende mate houden we ook onze zakelijke contacten warm via de eindeloze mogelijkheden van sociale media. Een afspraak bevestigen of een korte vraag stellen via Whatsapp, Facebook of Twitter, is helemaal ingeburgerd en geaccepteerd als reguliere vorm van communicatie.

Voor meer complexe of uitgebreide zakelijke communicatie, doen we echter nog steeds het liefst een beroep op de grootvader van social media: de e-mail.

Wat regelen we het liefst via e-mail?

Voor het aanvragen van offertes, afspraken bevestigen, het uitwisselen van korte, praktische informatie en contacten met officiële instanties handelen we het liefst per e-mail af.

Communiceren via e-mail kan worden vergeleken met het sturen of ontvangen van een brief: afspraken en informatie staan ‘zwart op wit’. E-mails worden goed gesorteerd bewaarde n zijn makkelijk terug te vinden. We hebben altijd een manier om gemaakte afspraken te kunnen ‘bewijzen’.

E-mail Etiketteregels

Versturen we e-mails naar vrienden of bekenden, dan slaan we vaak een wat lossere toon aan. Versturen we mails naar onbekende of instanties, dan houden we rekening met de etiquette voor het schrijven van een goede e-mail.

#1 – Eenvoudig en kort

Zoals gezegd: we hebben het druk! En omdat we sociaal zijn, houden we er rekening mee dat anderen het waarschijnlijk net zo dru hebben. Daarom houden we onze e-mails simpel en kort. Is een ingewikkelde uitleg van een procedure nodig, dan verwijzen we naar een webpagina of voegen we een document bij.

#2 – Vrij van spellingfouten

In tegenstelling tot veel andere Westerse landen, worden Nederlanders helemaal gek van spellingfouten. Dat weten we en daarom halen we na het schrijven van de e-mail de tekst altijd even door de spellingcontrole voor we op de verzendknop klikken.

#3 – Vrij van emoties

E-mails moeten vooral duidelijk zijn en de lezer niet in verwarring brengen. Daarom laten we taalgrapjes of emoticons het liefst achterwege. Ook zijn we voorzichtig met het gebruiken van uitroeptekens en schrijven we woorden nooit helemaal in HOOFDLETTERS, omdat dit als ‘schriftelijk schreeuwen‘ wordt ervaren.

#4 – Geen Mona Lisa en Picasso

We houden de opmaak van de tekst kleurloos en gebruiken een standaard lettertype. Zelden gebruiken we onderstrepingen of vetgedrukte woorden. Afbeeldingen in de mail proberen we te vermijden. We weten dat e-mailprogramma’s als Gmail en Hotmail vaak allerlei opmaak filteren uit e-mails en dus doen we weinig moeite om extra versiering toe te voegen. We weten dat de trend waarbij e-mails er vooral gelikt uit moeten zien, al enige jaren voorbij is.

#5 – Beste meneer of mevrouw

Doet het nog steeds erg goed! We gebruiken de juiste aanhef en vermijden al te jofel taalgebruik, zoals ‘hey’ of ‘hi’ Woorden als ‘hoi’ en ‘dag’ gebruiken we alleen wanneer we mailen naar mensen die we al wat langer kennen. Iemand met de voornaam aanspreken (tutyoreren) is tegenwoordig minder bezwaarlijk dan een jaar of tien geleden. Of we dit ook doen, is vaak afhankelijk van de inhoud van de mail en de persoon die we mailen.

#6 – Onderwerp en e-mailadres

Om te voorkomen dat de e-mail wordt verstuurd, vóór we klaar zijn met schrijven, vullen we het e-mailadres van de geadresseerde pas in, als de e-mail helemaal geschreven en gecontroleerd is. We denken dan ook even goed na over het onderwerp en houden er rekening mee dat e-mails makkelijk via de zoekfunctie opgezocht kunnen worden op basis van een onderwerp.

#7 – We beantwoorden altijd onze e-mails

Des te sneller, des te beter. Zelfs als e-mails niet echt om een reactie vragen, maken we er een punt van ze toch te beantwoorden. Bijvoorbeeld een e-mail die niet aan jou gericht is of een reactie van een helpdesk die jou van een bevredigend antwoord heeft voorzien.

#8 -We zorgen dat we altijd een reactie krijgen

E-mails versturen heeft alleen zin als er ook op gereageerd wordt. Blijf een reactie uit, dan worden we onrustig en stellen we onszelf allerlei bezorgde vragen, zoals: ‘Is mijn e-mail wel aangekomen‘ of ‘Heb ik iets verkeerd geschreven?‘. In het ergste geval vragen we onszelf af of de geadresseerde überhaupt nog wel leeft.

Krijg je geen reactie op een e-mail die je hebt verstuurd, schroom dan zeker niet om een herinneringsmail te versturen.

Wat doen we met social media, logo’s en bedrijfsgegevens?

Persoonlijk vind ik het onwenselijk en storend, wanneer aan het eind van een e-mail een hele rits gegevens, afbeeldingen, logo en links naar websites en social media verschijnt.

Zeker wanneer deze informatie niet duidelijk wordt afgezonderd van de inhoud van de e-mail en dezelfde opmaak heeft. Ik lees dan door en realiseer me bij zin drie dat het opeens gaat over ecologisch omgaan met papier. Of ik krijg te lezen wat ik moet doen wanneer de mail niet voor mij bestemd is. Alsof ik zelf niet weet hoe ik in dat geval moet handelen.

Hoe doe ik dat?

In mijn mails vind je geen overbodige informatie over copyrights, ecologisch gebruik of social media links. Ook allerlei andere gegevens, laat ik achterwege. Wil je toch wat gegevens aan het eind van je mail toevoegen, houd het dan vooral praktisch: adres, website, e-mailadres en een telefoonnummer.

E-mailen blijft één van de meest gebruikte methoden om elkaar van praktische informatie te voorzien. Door de etiquette voor e-mail te volgen, zorg je ervoor dat je jezelf goed en professioneel profileert, krijg je sneller reacties op je e-mails en zullen potentiële klanten eerder geneigd zijn gebruik te maken van je diensten of producten.