President Eisenhower was de 34ste president van de Verenigde Staten. Zijn meest gewaardeerde prestatie, gedurende zijn ambtstermijn, was dat hij een eind maakte aan de slepende Koreaanse oorlog en hij Amerika niet in een nieuwe oorlog stortte.
Hij stond erom bekend dat hij complexe uitdagingen uiterst kalm en rationeel aanging. Hij wist feilloos belangrijke zaken te onderscheiden, mede door een simpele methodiek, waarbij hij zichzelf slechts twee simpele vragen stelde om te bepalen of er wel of geen actie moest worden ondernomen.
Je kent het wel: honderd dingen te doen en nog steeds maar 24 uur in een dag. Je hebt jezelf ook nog eens voorgenomen meer tijd vrij te maken voor gezin, vrienden, uitstapjes, sporten, lekker eten en relaxen.
[bctt tweet=”If you do what you always did, you will get what you always got. ” username=””]
Een flinke uitdaging, die je alleen aankunt door heel duidelijk je prioriteiten op orde te hebben en er naar te handelen.
Iets is belangrijk of niet, punt!
Het leven kan soms heel eenvoudig zijn, moest ook Eisenhower gedacht hebben. Om zijn prioriteiten op orde te krijgen en houden, stelde hij zichzelf slechts twee simpele vragen:
- Is het belangrijk?
- Is het urgent?
Het antwoord op de eerste vraag, wordt gevolgd door de tweede vraag, waarbij er 4 mogelijke uitkomsten zijn, namelijk:
- Wel belangrijk én urgent;
- Wel belangrijk, maar niet urgent;
- Niet belangrijk, maar wel urgent;
- Niet belangrijk en niet urgent.
Wat belangrijk is, is zelden urgent en wat urgent is, is zelden echt belangrijk | Dwight D. Eisenhower
1. Belangrijk en urgent
Dit zijn taken die om directe aandacht vragen. Voer je ze niet uit (of te laat) dan is de kans groot dat je links- of rechtsom in de problemen komt. Denk hierbij aan zaken als: het betalen van je huur, voorbereiden op een examen of de deadline van een project halen.
2. Belangrijk, maar niet urgent
Dit zijn taken die deel uitmaken van je normale werk- en leefpatroon. Zaken die op je to-do-lijstje staan, uitstapjes die je wilt maken, mensen die je wilt spreken, maar ook bijvoorbeeld je jaarlijkse belastingaangifte.
3. Niet belangrijk, wel urgent
Hierbij kun je denken aan onverwachte telefoontjes, een WhatsApp-bericht, e-mails of mensen die opeens je kantoor binnenwandelen met een (voor hun) belangrijke zaak.
Ook taken die je vooraf ziet aankomen en die je heel goed aan anderen kunt uitbesteden, bijvoorbeeld een blogpost schrijven, boodschappen doen of…. je website updaten 🙂
4. Niet belangrijk en niet urgent
Dit zijn de zaken die niet eens je to-do-lijstje bereiken. Zaken die leuk zouden zijn wanneer je ze kunt uitvoeren, maar geen enkele vorm van prioriteit mogen hebben.
Natuurlijke prioriteiten
De een is wat gevoeliger voor invloeden van buitenaf dan de ander. Als dat voor jou geldt: geen zorgen,niets mis mee! Iedereen, jawel: jij ook, heeft zijn of haar eigen normen en waarden en die bepalen voor een groot deel wat we écht belangrijk vinden.
Maar….
De maatschappij, je baas, je partner, je kinderen en zelfs totaal vreemde mensen om ons heen hebben allerlei verwachtingen. Deze verwachtingen hebben op hun beurtweer een behoorlijke invloed op de manier waarop we bepalen wat wel of belangrijk is. Dit verstoort vaak het vermogen vast te houden aan onze natuurlijke prioriteiten.
Belangrijke zaken zijn niet per definitie altijd urgent
De term ‘belangrijk’ is onlosmakelijk verbonden met onze waarden en normen. daar staan we voor en die willen we graag naleven. Belangrijk hoeft echter niet te betekenen dat iets ook urgent is. Een uitstapje met het gezin kan best wachten tot het weekend.
Urgent betekent ook niet dat iets per definitie ook belangrijk is. Een kapotte auto, waardoor je genoodzaakt bent met de trein te reizen (arme jij) heeft weinig te maken met je normen en waarden. (vertraging met als gevolg te laat op je werk verschijnen, even buiten beschouwing gelaten).
De Eisenhower-methode toepassen
Om snel en eenvoudig te bepalen of een bepaalde taak wel of niet op je to-do-lijstje thuishoort, stel je jezelf deze drie vragen:
Wat zijn mijn normen en waarden? (bepalen of iets belangrijk is)
Om te bepalen hoe belangrijk bepaalde zaken zijn, vraag je jezelf af in hoeverre de taak raakvlakken heeft met je normen en waarden. Ga je naar die plotseling ingelaste vergadering en regel je iemand die je zoontje ophaalt van school, of laat je de vergadering voor wat het is?
Wat wil je bereiken? (bepaal de urgentie)
Zeker wanneer taken te maken hebben met je gezin, je werk of toekomstplannen, zul je stevige doelen hebben gesteld. Is de taak die je zich aandient van invloed op het bereiken van die doelen, dan is er urgentie.
Urgentie betekent overigens niet altijd dat de taak ook direct uitgevoerd hoeft te worden. De noodzaak om de taak uit te voeren is aanwezig, maar de uitvoering kan onderdeel zijn van je to-do-lijstje of op een goed gepland moment plaatsvinden.
Hou ik mezelf voor de gek? (Dê manier om je NOT-to-do-lijstje uit te breiden)
Wat mij betreft de belangrijkste vraag (en soms ook best lastig). Vraag jezelf af in hoeverre de taak bijdraagt aan jouw behoefte ten aanzien van je normen, waarden en doelen.Wie dicht bij zijn of haar waarden en normen blijft zal automatisch rekening houden met zaken die ook voor anderen belangrijk zijn en hierin goede afwegingen weten te maken.
Wanneer we echter taken op ons nemen om bijvoorbeeld anderen gunstig te stemmen, een plezier te doen of om aardig gevonden te worden, dan laten we ons onnodig afleiden van onze prioriteiten. Taken met dergelijke doelen, horen niet thuis op een to-do-lijstje.
[bctt tweet=”Effectiever werken met de Eisenhower Methode #effectiefwerken”]
De Eisenhower Methode eens zelf uitproberen?
Wil je de Eisenhower methode uitproberen, noteer dan eens in een notitieboekje alle taken die je in de komende week denkt te moeten uitvoeren.
Ga vervolgens voor elke taak na, op welke manier de taak jouw waarden, normen en doelen dient. Streep de taken die hier niets aan bij dragen direct van je lijstje.